Ordini un certo numero di pezzi a un certo prezzo. La merce arriva con il DDT. Poi arriva la fattura. Tre documenti che dovrebbero dire la stessa cosa, ma non sempre è così. Se nessuno mette i tre fogli uno accanto all’altro, paghi quello che ti viene fatturato e basta, anche quando non torna.
Cos’è il three way match, in pratica
Il three way match (in italiano riconciliazione a tre vie, spesso chiamato anche 3-way matching) è un controllo semplice. Metti a confronto tre cose:
- l’ordine: cosa hai chiesto, in che quantità, a che prezzo
- il DDT (o la bolla): cosa ti è arrivato davvero
- la fattura: cosa ti viene chiesto di pagare
Se i tre numeri coincidono, la fattura va in pagamento. Se uno balla, prima si controlla.
Differenza tra 2-way e 3-way match
Il 2-way match confronta solo ordine e fattura: ti dice se il fornitore ti sta fatturando gli articoli e i prezzi concordati. Non ti dice se la merce è arrivata davvero.
Il 3-way match aggiunge il documento di consegna, cioè il DDT. È il pezzo che manca al 2-way: ti protegge dal pagare merce mai consegnata o consegnata solo in parte.
Il 2-way può bastare per servizi e consulenze, dove non c’è una bolla. Per la merce fisica il controllo serio è il three way match.
Un esempio concreto, riga per riga
Un caso inventato ma realistico: Ferramenta Colombo Srl ordina a Viterie Brambilla Srl:
| Documento | Viti M8x40 | Rondelle M8 |
|---|---|---|
| Ordine n. 148 | 500 pz a 0,12 € | 200 pz a 0,04 € |
| DDT n. 2231 | 450 pz | 200 pz |
| Fattura n. 915 | 500 pz a 0,13 € | 200 pz a 0,04 € |
Le rondelle tornano su tutti e tre i documenti. Le viti no, e per due motivi diversi:
- Quantità: sono arrivati 450 pezzi, ma te ne fatturano 500. Cinquanta viti che non hai in magazzino.
- Prezzo: in ordine era 0,12 €, in fattura è 0,13 €. Il prezzo concordato non è stato rispettato.
In fattura le viti valgono 65,00 €, il dovuto è 450 x 0,12 = 54,00 €. Undici euro su una riga: moltiplicali per righe e fornitori di un mese.
Cosa può non tornare
| Confronto | Cosa può non tornare | Cosa significa |
|---|---|---|
| Ordine vs DDT | Quantità diversa | Hai ricevuto meno (o più) di quanto ordinato |
| Ordine vs Fattura | Prezzo diverso dal pattuito | Ti fatturano a un prezzo più alto di quello concordato |
| DDT vs Fattura | Merce fatturata ma non consegnata | Paghi qualcosa che non è mai arrivato |
| Ordine vs Fattura | Sconto mancante | Lo sconto promesso non è stato applicato |
| DDT vs Fattura | Riga in più | In fattura compare un articolo che non era in bolla |
Le tolleranze: non tutto è un errore
Un controllo che segnala tutto viene ignorato. Per questo si fissano delle tolleranze: piccole differenze che il sistema accetta senza disturbarti.
Esempi tipici: arrotondamenti di pochi centesimi, una differenza di prezzo sotto una certa percentuale, quantità a peso dove qualche decimale di scarto è normale. Le soglie le decidi tu, anche per fornitore. Sopra soglia, la riga viene segnalata.
I casi difficili (e come si gestiscono)
Sulla carta il three way match è banale. Nella realtà l’abbinamento si complica:
- Consegne parziali: l’ordine arriva in due o tre spedizioni, ognuna con il suo DDT. Il confronto va fatto sul totale consegnato fino a quel momento, non sul singolo DDT.
- Più DDT in una fattura: molti fornitori fatturano a fine mese tutte le consegne. La fattura va abbinata a cinque o dieci DDT diversi, spesso richiamati solo nella descrizione.
- Descrizioni diverse: tu ordini “Vite TE M8x40 zincata”, il fornitore scrive “VT M8X40 ZN” con il suo codice. Serve riconoscere che è lo stesso articolo, come si fa nel matching tra anagrafica articoli e ordini.
Qui un sistema ben fatto non tira a indovinare: quando l’abbinamento non è sicuro, mette la pratica in revisione umana con i documenti affiancati.
Come si automatizza
Il sistema prende i tre documenti man mano che arrivano, ne legge le righe (anche quando l’ordine è un’email, il DDT un PDF e la fattura un altro formato) e li abbina in automatico. Per leggere documenti così diversi non basta un OCR tradizionale: ne parlo nella guida su OCR o AI per la lettura dei documenti. Poi confronta quantità, prezzi e articoli, applicando le tolleranze che hai deciso.
Quando tutto coincide, non ti disturba: la pratica scorre. Quando qualcosa non torna, mette in evidenza solo quella riga, con la differenza già calcolata: “ordinati 500, arrivati 450, fatturati 500”. La persona apre, guarda l’anomalia segnalata e decide. Non riapre cento fatture giuste per trovare le tre sbagliate.
Il meccanismo si appoggia a due passaggi: registrare le fatture passive in automatico ed estrarre i dati dai DDT e dalle bolle. Quando ordine, bolla e fattura sono dati leggibili, il confronto è il passo naturale.
Quando conviene
Conviene quando ricevi tante fatture da fornitori, con prezzi concordati e consegne che possono arrivare parziali o sbagliate.
Il guadagno è doppio: chi controlla le fatture guarda solo le eccezioni invece di tutto, e le differenze che oggi passano le contesti al fornitore con i documenti in mano. Quanto valga nel tuo caso dipende da volumi e fornitori.
Non devi cambiare gestionale e non devi fidarti di una macchina che decide al posto tuo. Decidi tu, ma solo sulle anomalie che il sistema ti segnala. Il resto scorre.
Domande frequenti
Cos’è il three way match?
È il controllo che confronta tre documenti prima di pagare un fornitore: ordine d’acquisto, documento di consegna (DDT) e fattura. Se quantità, prezzi e articoli coincidono, la fattura può essere pagata. Se non coincidono, la differenza va verificata prima.
Che differenza c’è tra 2-way e 3-way match?
Il 2-way confronta solo ordine e fattura, quindi controlla prezzi e articoli ma non la consegna. Il 3-way aggiunge il DDT e verifica che la merce fatturata sia arrivata davvero. Per la merce fisica il 3-way è il controllo più completo, per i servizi spesso basta il 2-way.
Cosa succede se ordine, DDT e fattura non combaciano?
La fattura resta sospesa finché non chiarisci la differenza. Se manca merce chiedi al fornitore la consegna del residuo o una nota di credito, se il prezzo è sbagliato contesti la riga.
Si può fare il three way match in Excel?
Sì, con pochi documenti al mese: righe dei tre documenti in un foglio e un CERCA.VERT sul codice articolo. Il limite è che le righe vanno ricopiate a mano, e con volumi alti il controllo si finisce per saltarlo. Excel confronta bene, ma non legge i PDF per te.
Se vuoi capire se nei tuoi acquisti questo controllo ha senso, richiedi una call di 30 minuti: mi racconti come arrivano e come controlli oggi ordini, DDT e fatture, e il giorno dopo ti mando una pagina con le attività da cui partirei. Senza impegno.