Quanto costa automatizzare i processi aziendali (e quanto costa non farlo)

“Quanto costa automatizzare?” è una domanda legittima, ma di solito arriva troppo presto. Prima ce n’è un’altra, più utile: quante ore a settimana se ne vanno, oggi, in lavoro che si ripete sempre uguale? Ricopiare dati da un’email al gestionale, controllare che due documenti coincidano, sollecitare un pagamento, rifare lo stesso report ogni lunedì. Finché quel numero non è sul tavolo, qualsiasi prezzo sembra caro o economico a caso.

Il conto che puoi fare da solo in dieci minuti

Prendi un foglio e scrivi le attività ripetitive della settimana. Per ognuna, quattro numeri:

• quante volte capita in una settimana;
• quanti minuti richiede ogni volta;
• chi la fa, e quanto costa un’ora del suo tempo;
• quanti errori genera, e quanto tempo serve per correggerli.

Un esempio con numeri inventati, solo per vedere il meccanismo: 40 ordini a settimana, 8 minuti ciascuno per ricopiarli, sono più di cinque ore. Moltiplicate per le settimane lavorative dell’anno fanno oltre 250 ore: circa un mese e mezzo di lavoro di una persona, speso a ricopiare.

Se non vuoi farlo a mano, il calcolatore del tempo recuperabile fa lo stesso conto sulle cinque aree dove le PMI perdono più tempo. Per il caso specifico degli ordini c’è il calcolo dettagliato in quante ore perdi a ribattere ordini a mano.

Quel costo lo stai già pagando, ogni mese. Solo che non arriva in fattura: è nascosto negli straordinari, negli errori, nelle cose importanti che slittano.

Da cosa è fatto il costo di un’automazione

Quando poi si parla di soldi, le voci sono tre.

1. Gli strumenti. Abbonamenti alle piattaforme di automazione, ai servizi di intelligenza artificiale, ai connettori. È la voce che si vede di più ed è quasi sempre la più piccola: spesso decine di euro al mese, a volte zero, perché molte cose si fanno con programmi che l’azienda paga già.
2. Il collegamento ai programmi che usi. Far parlare l’automazione con il gestionale, la posta, le anagrafiche, i file condivisi. Qui va il grosso del lavoro, ed è qui che si decide se il sistema funziona tutti i giorni o resta una bella dimostrazione.
3. La manutenzione. I formati cambiano, arriva un fornitore nuovo, emerge un caso che nessuno aveva previsto. Serve una quota ricorrente, piccola se il sistema è fatto in modo semplice e documentato.

Come ordine di grandezza: automatizzare un singolo processo ben definito costa migliaia di euro, non decine di migliaia, e la manutenzione è una quota annua piccola rispetto al progetto. Le cifre alte arrivano quando si vuole cambiare tutto in una volta, ed è raramente una buona idea.

Cosa fa salire (o scendere) il prezzo

• Le eccezioni. Automatizzare i casi normali costa poco. Il lavoro vero sta nei casi strani: l’ordine scritto a mano, il codice articolo sbagliato, il cliente che manda tutto in un unico PDF. Più eccezioni ci sono, più il sistema deve prevedere controlli e un passaggio umano.
• Quanto si parlano i tuoi programmi. Un gestionale che accetta dati dall’esterno costa meno da collegare di uno chiuso, dove serve passare da file di importazione o da altre strade.
• Quanto è chiaro il processo. Se tre persone fanno la stessa cosa in tre modi diversi, prima si mettono d’accordo le regole. È tempo, quindi costo, ma è anche il passaggio che da solo fa recuperare più ore.
• Pronto o su misura. Un software già fatto costa meno ma ti chiede di adattarti; una soluzione su misura costa di più ma segue il tuo modo di lavorare. Ne parlo in software pronto o su misura.

Le soluzioni semplici costano poco

C’è un equivoco frequente: pensare che automatizzare voglia dire per forza un progetto grande. Spesso il primo passo è molto più piccolo:

• una regola nella posta che smista le email per tipo e le mette nella cartella giusta;
• un modello che compila da solo il documento che oggi si riscrive ogni volta;
• un controllo automatico che confronta ordine, DDT e fattura e segnala solo le differenze;
• un promemoria che parte da solo quando una fattura scade.

Sono interventi che si fanno in giorni, non in mesi, spesso con gli strumenti che hai già. Il risparmio più grande arriva quasi sempre dalle cose più noiose, non da quelle più spettacolari.

Come capire se conviene, prima di spendere

Il numero che conta non è il costo, è quanto tempo serve per rientrare: il costo dell’intervento diviso per il valore delle ore recuperate ogni mese. Se le ore recuperate sono tante e l’intervento è semplice, si rientra in fretta. Se le ore sono poche, meglio lasciar perdere, anche se la tecnologia è affascinante.

Per fare questo conto serve guardare il lavoro com’è oggi, non come è scritto nelle procedure. È quello che faccio nella call di 30 minuti: mi racconti come lavori oggi, senza mandarmi documenti né dati, e il giorno dopo ti mando una pagina con le attività da cui partirei, tua comunque vada. Se vuoi prepararti, in da dove iniziare con l’automazione in azienda trovi come scegliere il primo processo.

Domande frequenti

Devo cambiare gestionale per automatizzare?

No, nella grande maggioranza dei casi. L’automazione lavora intorno ai programmi che usi già: legge, controlla e prepara i dati, poi li consegna al gestionale nel modo in cui il gestionale li accetta.

Ci sono contributi pubblici per questi interventi?

A volte sì. Alcune misure nazionali e regionali sostengono la digitalizzazione delle PMI, con regole e scadenze che cambiano spesso. Le misure aperte, con le date, sono nella pagina Bandi e finanza agevolata.

Quanto dura un’automazione prima di dover essere rifatta?

Se è semplice e documentata, anni. Va solo seguita: quando cambia un formato o arriva un caso nuovo si aggiorna una regola, non si riparte da zero. Per questo conviene partire piccoli e costruire un pezzo alla volta.

Da quale processo conviene partire?

Da quello che si ripete più spesso, con regole chiare e un costo d’errore visibile. Di solito è qualcosa di poco glamour: ordini, documenti di trasporto, fatture, solleciti.